5 tips om no-shows te voorkomen op je event

03 februari 2020

Gasten schrijven zich in, maar komen uiteindelijk niet op je event opdagen. Herkenbaar fenomeen? Waarschijnlijk wel, want no-shows zijn tegenwoordig haast niet te vermijden. Al kan je het aantal afzeggers doen dalen wanneer je jouw happening extra bijzonder maakt. De seminar consultants van het Brusselse eventcentrum Business Faculty geven je vijf tips.

1. Shuttlebussen om het fileleed te sussen

Niets zo belangrijk als de ligging van jouw eventlocatie. Geraak je er gemakkelijk met het openbaar vervoer? Zijn er fietsenstallingen voorzien voor de sportievelingen onder je gasten? En vooral, zijn er voldoende parkeerplaatsen? Kies voor een eventcentrum dat het totaalplaatje biedt voor automobilisten en pendelaars. Voorzie voor die laatste categorie bijvoorbeeld een shuttledienst die ’s morgens en ’s avonds het traject van het station naar jouw eventlocatie overbrugt.

2. Flex desks voor de vroege vogels

Kies je voor een 9-to-5-event? Dan krijg je jouw gasten al snel aan het nagelbijten. De drukke ochtend- en avondspits zijn nu eenmaal een trigger om een event niet bij te wonen. Als je een eventlocatie uitzoekt, zorg er dan voor dat je een extra zaal afhuurt die als bureauruimte kan fungeren en die voor iedereen vrij te gebruiken is. Zo kunnen de vroege vogels voor de ochtendspits naar je event afzakken zonder ter plaatse kostbare tijd te verliezen.

3. Cartoonisten om het gebrek aan plezier te betwisten

Met de toenemende mobiliteitsproblemen kiezen mensen resoluut voor thuiswerk en flexibele werkuren. Hoeven ze niet per se op dat ene event aanwezig te zijn? Dan vermijden ze de spitsuren en blijven ze gezellig thuis. Voor een buitengewone ervaring daarentegen komen je gasten wel buiten. Focus daarom op het belevingsaspect en koppel het leerrijke aan het plezierige. Kies voor een out-of-the-box cateringformule, kleed je zalen aan in een bepaald thema en sluit de dag af met een special act zoals een cartoonist, een barista of een goochelaar.

4. Flexibiliteit bij een onvoorziene activiteit

Als eventorganisator heb je veel aan je hoofd, want je flexibiliteit wordt vaak op de proef gesteld in last-minutesituaties. Zoek een eventlocatie die deze zorgen met gemak van je overneemt en kies voor seminar consultants die snel schakelen, communiceren met je verschillende stakeholders en net voor dat tikkeltje extra gaan.

5. Speeddating als basis voor je zaalopstelling

Er zijn heel wat mogelijkheden en combinaties als het op je zaalopstelling aankomt. Afhankelijk van jouw type event kan je bijvoorbeeld kiezen voor een traditionele schoolopstelling, een U-vorm of een theateropstelling. Allemaal goed en wel, maar waarom verras je jouw gasten niet met een originele line-up? Eindig jouw vergadering of event bijvoorbeeld met een uurtje business speed dating waarbij je kiest voor een face-to-face stoelenschikking. Kondig dit op voorhand aan zodat jouw collega’s weten dat er een interactief uurtje op de agenda staat.

Organiseer je een event en zoek je een locatie die aan deze checklist voldoet? Neem dan zeker contact op met ons.

Vraag nu je offerte aan

Deel dit nieuwsartikel