5 tips om die last-minute veranderingen de baas te blijven

05 maart 2018

Wat als het management op het laatste moment een andere aanpak voorstelt, of als een spreker zich de ochtend voor het event bedenkt en een andere zaalindeling wilt? Event coördinator staat niet voor niets op de vijfde plaats op de lijst ‘Meest stresserende jobs van 2017’. Het Business Faculty-team heeft zijn expertise gebundeld in 5 tips zodat je volgende event stressloos verloopt (of toch een beetje minder  😉 ).

1. Zorg voor een Plan B

Elk event staat of valt met een goede voorbereiding – dus ook op een natuurramp.  Voorzie daarom noodscenario’s waaronder back-up sprekers, stand-by personeel om in te springen wanneer nodig en een regenplan. Je mag voor een keer doemdenken en alle mogelijkheden “plannen”.

Door overal op voorbereid te zijn, vermijd je chaos en moet je niet zo zitten stressen.

2. Gebruik de ‘Cloud’

Niets ergerlijker dan het falen van je pc en het verliezen van al je bestanden. Vertrouw daarom op de ‘Cloud’! Er zijn tegenwoordig veel opties: van OneNote tot Teams, Dropbox of Google Docs waarbij je het document kan delen met anderen.

Komt je baas dan nog snel af met een aanpassing kan je het makkelijk en snel in je document noteren. Zo vergeet je geen enkel detail!

3. De morgenstond heeft goud in de mond

Bereken hoeveel tijd je nodig hebt om ’s ochtends de locatie te bereiken. Verdubbel die tijd. Lang leve de ochtendspits. Bovendien heb je dan voldoende tijd om alles in orde te brengen en mensen te briefen. Alsook kan je de planning nog eens snel overlopen met de locatie zodat alles op wieltjes verloopt.

4. Een digitale agenda

Je kan last-minute veranderingen niet vermijden. Daarom zorg je best voor een minimale impact.
Maak gebruik van communicatietechnologie: zorg voor een digitale agenda via een event app of site waar deelnemers de tijd, planning en zalen in terugvinden. Zo kan je makkelijk notificaties naar hun gsm versturen bij wijzigingen van het schema.

5. Locatie

Een goede locatie maakt het verschil. Als de gekozen plaats niet aansluit bij jouw event, dan gaat al de energie die je investeerde reddeloos verloren. Let daarbij op de zaalmogelijkheden, sluitingsuur, technische accommodatie, Wifi, parking en personeel.

Een enthousiast en betrouwbaar team die altijd klaar staat, zorgt dat ook de last minute veranderingen snel opgelost raken.

Bij Business Faculty zorgen we er voor dat je alleen gezonde stress voelt

Wil je meer weten over het organiseren van een vergadering of event bij Business Faculty? Of heb je speciale wensen rond catering, AV-materiaal of de inrichting van de vergaderzalen? Laat het ons weten.  Ons motto ‘Jouw event is ons event’ dragen we immers hoog in het vaandel.

Ik wil meer weten

Deel dit nieuwsartikel

Nederlands