5 astuces pour éviter les no-shows lors de votre événement

07 February 2020

Le scénario suivant ne vous est que trop connu : des invités s'inscrivent, mais finissent par ne pas se présenter à votre événement ! Cet absentéisme (ou no-shows dans le jargon événementiel) n’est quasiment pas/plus évitable aujourd’hui. Pourtant, il est possible de le réduire si vous donnez une touche très spéciale à votre happening. Les consultants en séminaire du centre événementiel bruxellois Business Faculty vous prodiguent cinq conseils précieux pour diminuer ce taux d’absentéisme.  

1. Des navettes pour diminuer le stress des embouteillages  

L'emplacement de votre événement est un élément décisif de son succès. Est-il facilement accessible en transports publics ? Des parkings vélo sont-ils prévus pour les plus sportifs de vos invités ? Et, dernier point et non des moindres, le nombre de places de parking est-il suffisant ? Choisissez un centre événementiel qui répond aux besoins des automobilistes et des navetteurs. Pour cette dernière catégorie, par exemple, n’hésitez pas à fournir un service de navette pour effectuer le trajet entre la gare et le lieu de l'événement, tant le matin que le soir.  

2. Des bureaux flexibles pour les plus matinaux   

Si vous choisissez d’organiser votre événement de 9 à 17 heures, vos invités auront d’office quelques appréhensions… En effet, les bouchons du matin et du soir les convaincront bien vite de ne pas assister à votre événement. Au moment de choisir un site événementiel, veillez donc à louer un espace supplémentaire qui peut faire office de bureau utilisable par tout le monde. De cette façon, les plus matinaux pourront arriver avant les embouteillages du matin sans perdre un temps précieux sur place.  

3. Des caricaturistes pour une touche de fun - trop souvent absente des événements   

Pour se jouer des problèmes croissants de mobilité, les collaborateurs optent résolument pour le travail à domicile et des horaires  flexibles. S’ils ne doivent pas absolument assister à un événement donné, ils préfèrent éviter les heures de pointe et rester chez eux. En revanche, ils quitteront leur nid douillet si vous leur proposez une expérience extraordinaire. Il convient donc de vous concentrer sur l’aspect « expérience » et de joindre l’utile à l’agréable. Choisissez une formule de restauration originale, une thématique spécifique pour la décoration et terminez la journée en beauté par une performance mémorable d’un caricaturiste, d’un maître-barista ou d’un magicien.  

4. Flexibilité en cas imprévu   

Tout organisateur d'événements doit penser à mille et une choses… Sans oublier les imprévus de dernière minute qui mettent souvent sa flexibilité à rude épreuve. Recherchez un site événementiel capable de vous décharger facilement de ces préoccupations et choisissez des consultants en séminaires très réactifs, capables de communiquer avec vos différentes parties prenantes et de déployer ce petit effort supplémentaire qui fera toute la différence.  

5. Configuration de la salle selon le principe du speed dating 

Les possibilités et les combinaisons d’agencement d’une salle sont pléthoriques. En fonction de votre type d'événement, vous pouvez, par exemple, choisir une configuration en « salle de classe » traditionnelle, une salle en forme de « U » ou une disposition en « salle de théâtre ». Tout cela est bien beau, me direz-vous, mais pourquoi ne pas surprendre vos invités avec une disposition inédite ? Terminez votre réunion ou votre événement, par exemple, par une heure de speed dating professionnel au cours de laquelle vous choisissez une disposition des places en face à face. Annoncez-le à l'avance afin que vos collègues sachent qu'il y a une heure d’interactions à l'ordre du jour.  

 

Vous organisez un événement et recherchez un lieu qui répond à l’ensemble de ces critères ?

N’hésitez pas alors à contacter les consultants en séminaire du centre événementiel bruxellois Business Faculty.  

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